Kanban dan senarai hack: sekutu terbaik saya untuk menganjurkan kerja saya (dan kehidupan)

Pertubuhan bukanlah kualiti terbaik saya. Dengan ini, saya suka menggunakan alat untuk membantu saya menjaga perkara-perkara.

Dalam kehidupan peribadi saya, saya menggunakan Wunderlist ... BANYAK. Saya mempunyai senarai untuk semuanya. Ya, semuanya. Sebagai contoh, sekarang saya mempunyai senarai untuk:

  • Tugas saya perlu dilengkapkan sepanjang minggu,
  • Tugas yang saya perlu laksanakan sepanjang hujung minggu,
  • Tugas saya perlu dilengkapkan untuk tesis saya,
  • Matlamat jangka pendek untuk dicapai.

Saya telah mengenal pasti dua manfaat utama strategi ini.
Pertama, saya tidak lupa untuk melakukan tugas. Kedua, saya sangat memotivasi. Tidak hanya menafikan kepuasan setiap kali saya menyemak item dari senarai apabila saya selesai dengannya.

Saya juga menyimpan senarai pada Evernote: buku-buku untuk membaca, filem-filem untuk menonton, restoran-restoran untuk mencuba / yang saya telah cuba dan suka ... dan ia pergi. Oleh itu, saya fikir ia adalah selamat untuk mengatakan bahawa saya adalah orang senarai.

Jelas sekali, senarai kehidupan peribadi saya juga meliputi aktiviti profesional saya ... Untuk menyusun kerja saya di Societe Generale Global Banking & Investor Solutions - yang menyediakan perkhidmatan kewangan kepada syarikat dan institusi kewangan, dari startup ke bank pusat - saya gunakan WeKan (ia seperti Trello tetapi sumber terbuka).

Teori teori Kanban ...

WeKan adalah alat berdasarkan kaedah Kanban.
 Bagi mereka yang tidak pernah mendengarnya, kaedah Kanban membolehkan pengguna memaparkan dan mengurus tugas kerja melalui aliran kerja (dari "lakukan" hingga "dilakukan").

Alat ini mempunyai papan pemuka dengan bahagian seperti "Untuk melakukan / Dalam kemajuan / Selesai" (ini boleh diubah, kita akan melihat yang saya gunakan di bawah) dan kad untuk setiap item kerja yang anda boleh bergerak dari satu bahagian ke lain.

Kaedah ini membantu:

  • Mengutamakan tugas
  • Had kerja yang sedang dijalankan untuk mengelakkan membuang masa beralih dari satu tugas ke yang lain
  • Kenal pasti kemungkinan kemalangan

…dalam latihan

Sekarang, mari kita lihat bagaimana ia berfungsi dalam amalan dan bagaimana kita sebenarnya menggodam kaedah dalam pasukan UX kita.
Terdapat 17 pereka UX dalam pasukan, masing-masing dari kami bekerja pada beberapa projek pada masa yang sama. Biasanya, papan Kanban digunakan oleh pasukan (UX, PO, IT ...) untuk bekerjasama dalam projek tetapi kami juga menggunakannya untuk menganjurkan kerja peribadi kami.

Mari lihat contoh dummy (tapi realistis) papan peribadi saya:

Seksyen

Seperti yang anda dapat lihat terdapat 5 bahagian:

  • Menunggu: perkara yang tidak tergesa-gesa pada masa ini perlu ditangani pada satu ketika.
  • Untuk melakukan: tugas yang perlu diselesaikan, idealnya dalam minggu ini.
  • Dalam kemajuan: tugas yang sedang saya kerjakan. Saya cuba untuk mempunyai sebanyak mungkin perkara dalam bahagian ini, supaya memberi tumpuan kepada satu atau dua tugas pada satu masa, yang seterusnya membantu meningkatkan produktiviti.
  • Selesai: tugas saya telah selesai pada minggu ini.
  • Diarkibkan: tugas yang lebih lama siap.

Kad

Satu kad = satu tugas.
Tetapi kadang-kadang anda boleh menggali butirannya. Sebagai contoh, apabila saya telah melakukan penyuntingan untuk membuat prototaip saya terperinci dalam ... ya, anda mendapatnya: senarai.
Sekali lagi, membuat senarai dalam kad membolehkan saya menjejaki apa yang perlu diedit DAN saya boleh menyaring setiap item apabila dilakukan - aktiviti kegemaran saya.

Label

1 label = 1 projek.
Seperti yang saya katakan, kita bekerja pada pelbagai projek pada masa yang sama, jadi ini memberikan cara mudah untuk menjejaki tugas setiap projek. Anda boleh menapis papan anda dengan label, bermakna anda boleh memaparkan semua tugas projek tertentu dalam satu klik jika anda merasakannya.

Tarikh jatuh tempo

Untuk membantu anda memprioritaskan tugas anda, anda boleh menetapkan tarikh jatuh tempo pada kad. Saya harus mengatakan, saya tidak menggunakan ini sangat kerap. Tetapi jika anda seperti rakan sekerja saya Camille, anda juga boleh menggunakan fungsi ini untuk mengesan tarikh anda menyelesaikan tugas, yang cukup pintar, jika anda bertanya kepada saya.

Bertindak dalam pasukan kami

Menugaskan tugas kepada rakan sekerja

WeKan berfungsi dengan baik ketika berkerjasama dalam satu pasukan.
Anda boleh memberikan tugasan kepada ahli lain dan "menonton" tugas tersebut untuk melihat apabila mereka selesai.

Sebagai contoh, jika saya perlu meminta Marine (pereka UX dan pentadbir super hero di sebelah) untuk memberi saya akses kepada aplikasi tertentu:

  1. Saya pergi ke papan Marin
  2. Saya mencipta tugas yang saya buat dalam bahagian "buat "nya
  3. Saya pilih "menonton" tugas (jangan lupa untuk "menjejaki" lembaga, jika ia diredamkan, ia tidak akan berfungsi)
  4. Saya menerima e-mel apabila ia selesai.

Semudah itu.

Membiarkan bos tahu ketersediaan anda

Secara kerap, Morgane, bos kami, memeriksa semua orang untuk melihat bagaimana kami lakukan.

Ini memberi dia keterlihatan tentang siapa yang mungkin dapat mengambil projek baru, jika ada yang memerlukan bantuan apa pun, dan kemajuan setiap tugasan. Pada asasnya, alat ini memberikan pandangan global mengenai apa yang dilakukan oleh pasukan dan setiap ahli pasukan.

Perhatikan bahawa segala yang dibentangkan di sini adalah berdasarkan kepada "hack" kaedah Kanban untuk menganjurkan kerja peribadi kami pada beberapa projek. Untuk bekerjasama pada skala pada projek kami menggunakan alat lain seperti Github, JIRA atau bahkan WeKan dalam cara "tradisional".

Terima kasih untuk membaca! Ada idea ? Saya senang mendengar maklum balas anda di WeKan atau alat lain yang anda gunakan untuk menyusun kerja anda dan bekerjasama!